Monday, August 16, 2010

Rapat-rapat dimulai pukul 10.00

Setiap tahun peringatan detik-detik Proklamasi di istana dilaksanakan mulai pukul 10 pagi. Kalau tidak salah karena memang pada tahun 1945 yang lalu itu Proklamasi kemerdekaan negara RI dilaksanakan pukul 10 pagi di Jl. Pegangsaan Timur (sekarang Jl. Proklamasi) No.56.

Kalau saya membaca dokumen-dokumen sejarah, saya juga mendapati bahwa rapat-rapat PPKI/BPUPKI sebelum kemerdekaan itu dimulai kebanyakan pukul 10 pagi.

Entah apa persisnya sebabnya, pada masa-masa sekarang ini sayapun mendapati bahwa rapat-rapat di banyak sekali kantor, terutama kantor pemerintahan dimulai pukul 10 pagi.

Menurut hemat saya kita perlu untuk memperbaiki ini.

Nomor satu, rapat pukul 10 bisa membuat waktu pagi sebelum pukul/jam 10 pagi menjadi terbuang sia-sia. Untuk kantor yang mulai dibuka jam 8 pagi (umumnya kantor di Indonesia), para pegawai yang akan rapat jam 10, pikirannya sudah lebih terfokus pada rapat yang akan diadakan pukul 10. Untuk mengerjakan sesuatu sebelum jam 10 rasanya tanggung. Kalau memang ada yang dikerjakan sebelum pukul 10 maka pekerjaan tersebut dilakukan tergesa-gesa karena sebentar lagi rapat akan dimulai. Terlebih-lebih mereka yang punya hirarki cukup tinggi, mudah sekali untuk terjebak mencepat-cepatkan urusan dengan alasan sebentar lagi akan rapat. Keadaan menjadi tidak baik bila pekerjaan pra jam 10 ternyata belum/selesai jam 10, maka besar sekali kemungkinan akan terlambat datang ke rapat jam 10 yang telah diskedulkan.
Untuk tenangnya menjelang rapat, banyak sekali pegawai saya temui hanya killing time dengan aktivitas apa saja yang tidak produktif.

Nomor dua, rapat jam 10 adalah sangat riskan menyentuh jam 12 siang. Ini berarti harus disiapkan makan siang bila sudah menjelang jam 12. Dana rapat akan membengkak (anti penghematan), dan beberapa pegawai bawahan bisa terganggun mengerjakan tugasnya kalau diminta membantu mempersiapkan makan siang rapat.
Keadaan menjadi makin rumit bila rapat diadakan hari Jumat, karena jam 11.30an banyak yang harus bersiap akan menjalankan sembahyang Jumat. Betapa makin tidak efisiennya lagi rapat hari Jumat bila banyak peserta rapat terlambat datang ketika jam 10 rapat akan dimulai.

Rapat-rapat yang diteruskan setelah makan siang sering juga saya lihat menjadi rapat yang tidak bersemangat lagi karena orang yang kenyang (baru makan) mulai mengantuk. Penyakit orang Indonesia adalah tidak bisa menahan kantuk dan agak tidak perduli untuk tidur di dalam rapat.

Rapat jam 10 juga menyebabkan sejumlah orang (terutama hirarki tinggi) bahkan dari rumah sengaja melambatkan berangkat ke kantor atau pergi dulu kemana-mana, baru langsung menuju ke tempat rapat jam 10. Syukur kalau tidak terlambat. Syukur pula kalau tidak sesudah rapat pergi lagi keluar kantor entah kemana.

Rapat jam 10 juga secara psikologis membuat bawahan cenderung datang terlambat. Dalam pikiran mereka tokh baru mendekati jam 10 nanti bosnya baru datang.

Saya mengusulkan rapat dimulai sesuai dimulainya jam kantor. Jam 8 untuk kantor yang mulai jam 8, atau jam 9 untuk kantor yang mulai jam 9. Tidak usahlah kita bahas kantor yang mulai jam 10.

Memang untuk rapat yang peserta rapatnya multi kantor agak bisa diterima bila rapat dimulai jam 10 pagi, dengan alasan datang sebentar ke kantor sendiri dulu baru jam 10 di kantor lain tempat rapat diadakan. Tetapi bila dikaji masak-masak, sebenarnya langsung juga mulai jam 8 rapat di kantor lain tidak masalah. Itu cuma pengaturan yang baik. Urusan kantor sendiri bisa saja digeser ke jam sesudah rapat selesai.

Pengalaman saya ketika menjadi pimpinan di pekerjaan profesional (masa-masa sebelum saya memutuskan bekerja sebagai dosen), saya selalu mengatur rapat di waktu pagi (kalau tidak ada yang terlalu memaksa, dimulai jam 8).
Alangkah enaknya rapat di waktu pagi. Pikiran masih jernih, fisik masih prima, batin masih enteng.

Saya sangat mencela pengambil keputusan yang senang membuat rapat jam 2 atau 3 sore. Rapat jam 3 cenderung diikuti banyak peserta yang terlambat karena berbagai urgensi pekerjaan yang telah dimulai dan harus diakhiri sebelum rapat. Biasanya sudah tidak terlalu semangat lagi meneruskan pekerjaan sesudah rapat, apalagi rapat panjang sampai jam 5, 6 sore atau lebih malam.

Sepengamatan saya kebanyakan mereka yang memutuskan rapat jam 3 adalah orang-orang yang kurang bisa memanage/mengelola waktu. Walaupun tidak semua, tetapi saya amati kebanyakan mereka adalah orang yang cenderung datang terlambat ke kantor. Mereka juga adalah tipe orang yang senang mengisi waktu pagi yang cerah dengan banyak telepon, canda ceria, urusan pribadi, menunda sejumlah pekerjaan kemarin sore untuk diteruskan pagi keesokan harinya dan lain sebagainya. Saat-saat sekarang ini banyak yang harus buka facebook dulu di waktu pagi (dulu e-mail). Inipun saya lihat memang ada yang berhubungan dengan pekerjaan, tetapi sulit juga mereka menghindar dari bercanda di antara secuil hal yang katakanlah agak penting. Kalau dicermati benar-benar dan mereka mau jujur, saya amati sebenarnya banyak sekali kegiatan mereka di waktu pagi sebenarnya sangat tidak efektif.

Saya sering berpikir, bukankah lebih baik kita mulai rapat di pagi hari di mana kita masih segar secara fisik maupun pikiran? Bukankah setelah itu pekerjaan rutin kita akan kita kerjakan dengan tanpa hambatan? Lagipula sudah saya nikmati benar ketika saya memimpin beberapa kegiatan, semua orang menjadi sangat jelas akan apa yang akan dilaksanakan ketika semua sudah dibicarakan dengan matang di dalam rapat pagi hari. Bila rapat diadakan sore hari yang terjadi adalah kebalikannya, orang jadi meraba-raba apakah yang dilakukannya sudah benar.

Rapat yang dilakukan sore hari juga menjadi hal yang kurang konstruktif bila sebelum rapat kita sempat pada hari itu telah melewati sebuah silang pendapat, debat, cela, ketersinggungan dan lain sebagainya, terutama dengan rekan kita.

Bagaimana, maukah kita mengelola waktu bekerja kita lebih baik?

No comments:

Post a Comment